Проведение сертификации осуществляется согласно «Руководству по системе добровольной сертификации (СДС) «РосИнТех», а также другим нормативным документам, разрабатываемым Экспертным Советом.
Сертификация включает в себя 6 шагов:
- подачу Заявителем Заявки на сертификацию;
- рассмотрение Заявки и документации, представленных Заявителем, и принятие Решения по заявке;
- подтверждение соответствия объекта сертификации установленным требованиям;
- принятие решения о выдаче (отказе в выдаче) сертификата соответствия Системы;
- предоставление разрешения о выдаче сертификата соответствия Системы и Разрешения на применение Знака соответствия Системе;
- инспекционный контроль над сертифицированным объектом.
При сертификации используются имеющиеся у Заявителя документы, подтверждающие соответствие объекта сертификации установленным требованиям
Начало работ
Основанием для начала работ служит Заявка, направленная Заявителем в руководящий орган системы (РОС). РОС регистрирует Заявку и рассматривает документы с целью определения возможности проведения работ по сертификации.
При необходимости Экспертный Совет запрашивает у Заявителя дополнительные сведения, позволяющие определить стабильность и качество организованных процессов.
Срок рассмотрения Заявки и принятия решения по ней (в том числе, о проведении либо отказе в проведении работ по сертификации) составляет не более 15 рабочих дней после ее получения.
Экспертный Совет после проведения анализа Заявки подтверждает соответствие объекта сертификации установленным требованиям и извещает Заявителя о решении «принять/не принять» Заявку на сертификацию.
По результатам рассмотрения Заявки и дополнительных материалов Экспертный Совет принимает решение по Заявке. Процедура рассмотрения Заявки, критерии принятия решения и форма Решения по Заявке определяются стандартами, которые разрабатывается Научно-методическим центром Системы и утверждается РОС.
При положительном решении по заявке РОС направляет Заявителю свое решение (в документарной форме) и проект договора на проведение работ по сертификации. Работы по рассмотрению Заявки включаются в стоимость договора.
В случае отрицательного Решения по Заявке РОС аргументировано в письменной форме сообщает Заявителю о невозможности проведения работ по сертификации. В этом случае стоимость работ по рассмотрению Заявки не возвращается.
Заключение договора на проведение сертификации
В случае положительного Решения о принятии Заявки на сертификацию организации РОС и Заявитель заключают договор.
Перед заключением договора Экспертный Совет проводит оценку трудозатрат на проведение сертификации по правилам, установленным РОС. При оценке трудозатрат следует учитывать все производственные площадки Заявителя (независимо от местоположения).
После получения от Заявителя подписанного договора и его оплаты Орган по сертификации приступает к процедуре подтверждения соответствия Объекта сертификации, в основе которой является аудит Заявителя и результаты его анализа.
Формирование экспертной группы по сертификации
После оплаты работ по договору Президиум Экспертного Совета распоряжением руководителя Органа сертификации назначает председателя экспертной группы по сертификации и формирует её состав.
Экспертная группа может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя экспертной группы. Состав экспертной группы должен быть сформирован с учетом требований «Руководства по Системе добровольной сертификации «РосИнТех» и ГОСТ Р ИСО 19011.
Подтверждение соответствия выполняется Экспертным советом. Результаты подтверждения соответствия оформляются заключением по результатам оценки Заявителя. Порядок и методика подтверждения соответствия разрабатываются Научно-методическим центром Системы и утверждаются РОС.
Подготовка экспертного обследования «на месте»
Второй этап сертификации (экспертное обследование «на месте») проводят непосредственно в организации Заявителя, с целью проверки объективности представленной в отчете информации, уточнения и получения дополнительной информации.
До начала обследования председатель экспертной группы взаимодействует с проверяемой организацией в целях уточнения необходимой информации об организации, подготовки и согласования с ней плана обследования.
Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала обследования председателем экспертной группы и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.
В ходе обследования председатель комиссии вправе вносить изменения в план обследования, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией
Проведение экспертного обследования «на месте»
Экспертное обследование состоит из: предварительного совещания, самого обследования, подготовки экспертного заключения по результатам, проведения заключительного совещания, утверждения и рассылки заключения.
Предварительное совещание проводится под руководством председателя экспертной группы с участием ее членов, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации.
Обследование состоит из сбора, проверки и регистрации данных, формирования, классификации и регистрации выводов. Председатель экспертной группы несет ответственность за подготовку и содержание экспертного заключения.
Заключительное совещание проводят под руководством председателя экспертной группы с целью представления выводов и заключений по обследованию организации. К совещанию должен быть подготовлен проект экспертного заключения по результатам обследования.
На заключительном совещании должны присутствовать руководство и ведущие специалисты проверяемой организации (заказчика) и все члены экспертной группы. На заключительном совещании председатель экспертной группы подробно докладывает о результатах обследования и выводах, сделанных экспертной группой.
Утверждение и рассылка экспертного заключения по результатам обследования
Экспертное заключение подписывают председатель экспертной группы, члены экспертной группы и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Экспертное заключение печатают в двух экземплярах.
Один экземпляр экспертного заключения передают проверяемой организации (заказчику), другой - РОС.
Экземпляры экспертного заключения являются собственностью проверяемой организации и РОС, при этом члены экспертной группы и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.